Digital marketing bij een beursdeelname

bruynzeel storage systems beursstand tijdens de orgatec 2012 bij de introductie van de office unit

De pakken gaan naar de stomerij, de nieuwe achterwand wordt ingepakt, brochures krijgen een opfrisbeurt en het nieuwste product is net op tijd af. Het is tijd om naar de beurs te gaan. Het lijkt bij veel bedrijven nog steeds op een jaarlijks hoogtepunt waar de organisatie naar toe leeft. Wat in de adrenaline vaak wordt vergeten is dat de beurs zelf gewoon een middel is. Een middel om klanten te bereiken, producten te introduceren en je netwerk uit te bouwen. Daar komt bij dat een beetje beurs handen vol met geld kost. Waarom zullen we er dan niet het maximale rendement uit halen?

Goede voorbereiding is het halve werk

Uit ervaring weet ik, dat een beurs vaak voor veel stress zorgt. Met name op het laatste moment. Begin daarom tijdig met plannen.

Uitnodiging versturen

Start met het schrijven van de uitnodiging voor je relaties of prospects. De uitnodiging kun je versturen via de post, email en/of social media. In deze uitnodiging neem je de volgende dingen op:

  • Wanneer en waar vindt de beurs plaats?
  • Waar op de beursvloer ben je te vinden?
  • Waarom kunnen bezoekers aan de beurs niet om je stand heen?
  • Optioneel: regel jij de kaarten?

Laat de mail versturen door de standbemanning (of verstuur uit hun naam). Een persoonlijk bericht geeft het gevoel dat iemand je verwacht. Vergeet niet dat de standbezetters dit bericht persoonlijk kunnen posten aan hun contacten via LinkedIn. Plaats het niet alleen als status-update maar stuur ook een persoonlijk bericht naar je hot prospects met de vraag of je hun kunt verwachten tijdens de beurs.

Het moment van verzenden is afhankelijk van de beurs. Als het een beurs is aan de andere kant van de wereld dan zul je er op tijd bij moeten zijn. Als het een jaarlijks terugkerend weerzien is kun je dit bericht enkele dagen voorafgaand aan de beurs sturen.

Zet de opvolgmailing klaar

Het klinkt gek, maar een correcte opvolging kun je ruim voorafgaand aan de beurs schrijven en klaarzetten. De dagen na de beurs zijn namelijk al hectisch genoeg. Zet 3 verschillende berichten klaar in je e-mail of marketing automation systeem.

  1. Uitgenodigde prospects die je stand hebben bezocht
    • Bedanken voor het bezoek
    • Link naar je fonkelnieuwe folder/video/presentatie
    • Vragen of er nog behoefte is aan een persoonlijke opvolging
  2. Uitgenodigde prospects die je stand niet hebben bezocht
    • Laat weten dat je het jammer vindt dat je iemand niet hebt gezien
    • Link naar je fonkelnieuwe folder/video/presentatie
    • Vraag of er behoefte is aan een persoonlijke presentatie
  3. Nieuwe contacten die je tijdens de beurs hebt leren kennen
    • Bedank voor de interesse en bezoek
    • Vertel iets meer over je bedrijf
    • Link naar je fonkelnieuwe folder/video/presentatie
    • Vraag of er behoefte is aan een opvolging

Tijdens de beurs

Na de gebruikelijke stress is het tijd voor de beurs. Neem een lijst mee van mensen die je hebt uitgenodigd. Dit kan op papier of als database op een laptop of tablet. Vertrouw hierbij trouwens niet op een internetverbinding. Veel beursgebouwen vragen belachelijke bedragen voor een Wifi verbinding. Je mobiel internet heeft vaak moeite met de staalconstructie. En als het een buitenlandse beurs is, is roaming een dure oplossing.

Houdt bij wie je op de beurs hebt gesproken. Verzamel visitekaartjes of contactgegevens van mensen die je hebt ontmoet. Schrijf op het kaartje of er specifieke acties nodig zijn.

TIP: Verwerk visitekaartjes direct in je digitale zwitsers zakmes met behulp van een app zoals Camcard. Scheelt tijd en kans op typfouten.

Als exposant heb je tijdens dal-uren voldoende kans om een rondje te lopen over de beurs. Loop dan niet alleen naar je concurrenten om te kijken wat zij doen maar maak van de gelegenheid gebruik om met je mobieltje wat foto’s en/of videos te maken van bijzonderheden. Maak op je stand alvast een aanzet van een blogbericht over de highlights van de beurs. Deze kun je later op je website plaatsen.

Na de beurs

Maak zo snel mogelijk je blog artikel af. Snelheid is geboden. Gebruik je foto’s en je persoonlijke mening om de highlights door te lopen. Wat was de trendkleur? Stand die je niet mocht missen? Waar draaide het bij de meeste stands om? Publiceer het artikel op je website en plaats de link als op je social media kanalen en plak de link in de e-mail die je gaat versturen.

Gebruik je lijst en de data van je visitekaartjes. Verwerk de lijsten direct in het CRM, marketing automation of andere database.

Stop met het maken van een Excel lijstje

Zo krijg je namelijk nooit je customer journey in kaart. Weet jij wie jouw stand al voor het 10e jaar op rij heeft bezocht? Zit er een relatie tussen beursbezoeken en later afgesloten orders? Als het na een paar dagen is herinner je het nog wel. Maar wat als de prospect een half jaar later contact opneemt?

Binnen 48 uur na de beurs moet de opvolging de deur uit zijn. Plan hier dus tijd voor vrij en laat je overvolle mailbox nog heel even voor wat het is. Zodra de mail weg is, start je de individuele opvolging naar mensen die hierom gevraagd hebben tijdens de beurs. Plan de afspraken, stuur de documenten of samples op.

Drie dagen na het verzenden van de mail kun je de opvolging van de beurs met het verkoopteam bespreken.

  • Benader de mensen die op de mail hebben gereageerd
  • Beoordeel of je -op basis van opens/clicks- verder gaat opvolgen

De echte doe-het-zelver komt al een heel eind met outlook als de uitvalsbasis voor dit plan. Als je een beetje professioneel met je klanten en prospects omgaat dan verwerk je de acties hierboven in je CRM of marketing automation systeem.


 

De afbeelding van dit artikel is de beursstand van Bruynzeel Storage Systems tijdens de Orgatec 2012. Het bedrijf introduceerde toen de Office Hub. Deze kast is het middelpunt van een modern flexkantoor. Garderobe, lockers en opslag zijn centraal ondergebracht in een ruimtebesparende kast.

Leave a Reply