Vergadering live streamen

By 3 november 2013Social Media, Videos

Transparantie in een bedrijf is belangrijk. Niet alleen naar buiten maar zeker ook intern. Medewerkers willen betrokkenheid van management en management wil weten wat er speelt op de werkvloer. Dan zou het toch geweldig zijn als het hele bedrijf een vergadering kon bijwonen? Onlangs hebben we dit bij Bruynzeel getest door een management vergadering live te streamen. In dit artikel de aanpak en resultaten van een vergadering live streamen.

De vergadering

  • Locatie: conferentieruimte in een hotel in Venlo
  • Aantal deelnemers: 20 manager
  • Maximaal aantal deelnemers via de stream: 250, verspreid over Europa
  • Duur: anderhalve dag
  • Inhoud: Workshops, interne en externe sprekers en ‘normaal’ overleg

Voorbereidingen

Opstelling in de vergaderzaal

Voor de opname maakten we gebruik van een standaard laptop met een externe webcam op een statief. Voor het goed overbrengen van het geluid maakten we gebruik van een revers microfoon. De laptop was via wifi verbonden met internet.

vergadering live streamen opstelling

Software

Er zijn talloze pakketten op de markt om live te streamen. Er is zelfs een mogelijkheid dit in Youtube te doen. Voor deze vergadering hebben we gebruik gemaakt van Ustream. De belangrijkste reden hiervoor was de mogelijkheid om een urenlange opname te maken, mogelijkheid om tegelijkertijd de stream ook op te nemen tegen een schappelijk kostenplaatje.

Presentatie van de online stream

Op de Bruynzeel website hebben we ten tijde van het event een pagina aangemaakt voor het ‘publiek’. Hierop was de live stream, live Twitter feed, een agenda en beknopte uitleg te zien. Voor het weergeven van de Twitter feed maakten wij gebruik van een gratis Livewall. De agenda was bewust gepubliceerd zodat medewerkers bepaalde stukken konden uitkiezen. Ook stond in de agenda vermeld of de presentatie wel of niet zou worden uitgezonden.

vergadering live streamen internet

Communicatie naar medewerkers

De medewerkers zijn via de email op de hoogte gesteld van de vergadering via de live stream. Of, hoe lang en wanneer de medewerker de stream zou bekijken werd helemaal vrij gelaten. Voor onze medewerkers die zonder beeldscherm werken, werd de webpagina via een beamer getoond in de kantine van het bedrijf. Zo was iedereen in de gelegenheid (delen van de) vergadering te volgen.

Interactie tijdens een live vergadering

Behalve het bekijken konden medewerkers ook vragen stellen. Deze werden dan direct live in de vergadering behandeld. Voor het stellen van vragen werd gebruik gemaakt van een (nieuw) Twitter kanaal. Dit was hetzelfde kanaal als waar de live feed van de vergadering werd verzorgd. Zo waren zowel de vragen als de Twitter live feed voor iedereen te zien.

Resultaten na een vergadering live streamen

In totaal werden 100 uur live gestreamd naar 75 verschillende verbindingen. In de statistieken was duidelijk terug te zien dat medewerkers op basis van de agenda keuzes maakten welke stream ze wilden volgen. De vergadering werd gevolgd in heel Europa via beamers, op laptops als second screen en door account managers in de auto. Via Twitter werden enkele vragen gesteld en alle presentaties zijn opgenomen zodat deze kunnen worden teruggekeken. Ondanks dat het niet is onderzocht, was de feedback van medewerkers zeer positief. De openheid werd zeer op prijs gesteld.

Belangrijkste leerpunten

Veel dingen die je voor de eerste keer doet, doe je de volgende keer beter. Naar aanleiding van de vergadering waren er de volgende verbeterpunten.

  • De spreker had een revers microfoon. Het geluid van de spreker was daarmee erg goed. Maar zodra er een vraag werd gesteld uit de zaal, werd deze niet gehoord via de stream. Een loopmicrofoon zou een goede oplossing zijn.
  • Sommige presentaties bevatten veel kleine lettertjes of ingewikkelde grafieken. Ondanks dat de camera ook op de sheets gericht stond, was de kwaliteit onvoldoende om de sheets te kunnen lezen.
  • Afbakenen voor de presentator. ┬áSommige presentators houden ervan om rond te lopen. Hierdoor waren ze vaak buiten beeld van de camera of juist iets te dichtbij. Stukjes tape op de vloer moeten dit oplossen.vergadering live streamen verbeterpunt
  • Vragen stellen via Twitter bleek voor veel collega’s een brug te ver. Ze beschikten niet over een Twitter account of durfden hun vraag niet groots te stellen.

Vanwege de vele positieve reacties zal dit soort vergaderingen zeker een vervolg krijgen.

 

Leave a Reply