Wat te doen als je online marketeer vertrekt?

online marketeer aan het werk in een open kantoor

Enkele weken geleden heb ik zelf een nieuwe uitdaging gevonden bij Cordstrap als Manager Digital. Dit betekende dat ik mijn baan als online marketeer bij Bruynzeel Storage Systems na drie mooie jaar moest opzeggen. Nu ben ik van mening dat niemand binnen een bedrijf onmisbaar is, mits je maar een goede overdracht regelt. Maar wat vraag je als marketing manager of directeur nu aan een online marketeer bij zijn vertrek? Wat staat er in een overdrachtsdocument?

Wachtwoorden en zo

Hoofdstuk 1 bevat inloggegevens en wachtwoorden. Afhankelijk van de exacte rol van de online marketeer kun je zeker rekenen op enkele tientallen inlogcodes. Dit begint bij voor de hand liggende accounts zoals het CMS, Google Analytics, Adwords en Webmaster tools. Maar de lijst blijkt uiteindelijk langer dan je in eerste instantie denkt. Hieronder een greep uit mijn lijst ter illustratie.

The usual suspects

  • Content Management Systeem (CMS)
  • Google Account (Analytics, Adwords, Webmaster Tools, Youtube)
  • Marketing Automation / CRM

Social Media

  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram
  • Pinterest
  • LinkedIn

Tools

  • Mouse tracking
  • Conversieoptimalisatie
  • Online vertaalbureau
  • Spamfilter
  • Platformen
  • Chat
  • Beeldbank
  • Dropbox of andere file sharing
  • DNS servers
  • Paypal

Vaak geven social media accounts (zoals die van Twitter) toegang tot andere programma’s zoals Paper.li, Meerkat, Periscope en Hootsuite. Dit maakt het proces iets gemakkelijker. Daarnaast maakt Google gebruik van een centrale login met meerdere gebruikers voor alle platformen. Zorg dat je als ondernemer ALTIJD de hoogste rechten hebt, ook al doe je er op dagbasis niets mee.

Geef een online marketeer altijd twee emailadressen. Een persoonlijk en een algemeen.

Online marketeers zijn meer dan gemiddelde jobhoppers. Als ik om me heen kijk dan zal een online marketeer na ongeveer drie jaar op zoek gaan naar een nieuwe uitdaging. Elke keer loop je weer de kans om inloggegevens te verliezen. Inloggegevens zitten vaak gekoppeld aan een e-mailadres. Het is vervelend als de opvolger wordt opgezadeld met accounts die zijn geregistreerd op het persoonlijk mailadres van de voorganger. Zeker als dat elke drie jaar gebeurt.

Dit kun je voorkomen door alle accounts te laten registreren op een algemeen mailadres zoals administrator@, admin@, online@ of marketing@. Bij een overdracht kan de nieuwe marketeer dan nog altijd vergeten wachtwoorden via dit mailadres opvragen. Koppel aan dit mailadres ook meteen domeinnamen en SSL certificaten. Dat maakt het leven een stuk eenvoudiger (en veiliger).

Contactpersonen

Je zult niet van de ene op de andere dag een nieuwe online marketeer gevonden hebben. Laat in het tweede hoofdstuk daarom alle contactpersonen opschrijven. Wie moet je bellen als de website offline is? Wat is de naam van de Adwords consultant? Hoe heette dat video-bureautje ook alweer?

Vraag naar naam, bedrijf, functie (voor jouw als organisatie), e-mail en telefoonnummer. Afhankelijk van de functie kan dit ook een behoorlijke lijst worden. Vraag ook om enkele regels persoonlijke feedback per contactpersoon. Neem deze lijst met personen door en doe een gezamenlijke overdracht (als dat mogelijk is) van de belangrijkste accounts.

Contracten en afspraken

Er zullen meerdere contracten, abonnementen, SLA’s en mondelinge afspraken zijn gemaakt door de jaren heen. Vraag om een map met alle contracten, de functie, bedragen die ermee gemoeid gaan en de einddatum. Dit loopt van kleine, jaarlijks terugkerende bedragen zoals die van een Dropbox Pro abonnement tot contracten met webbouwers, CMS leveranciers en marketing automation systemen.

Persoonlijke overdracht

In de ogen van deĀ opvolger heeft de online marketeer slecht werk verricht.

Geloof me maar. Zodra je een nieuwe online marketeer hebt gevonden, heeft die in een mum van tijd 1001 dingen die beter kunnen. Dit wil niet zeggen dat de vorige slecht werk heeft geleverd. Er bestaat nogal veel ruimte voor interpretatie. Waar de ene online marketeer uitblinkt op techniek zit de andere weer op social media. Dingen die uitermate goed zijn gegaan worden voor waar aangenomen, dingen die beter kunnen komen direct boven drijven. Elke nieuwe online marketeer zal zijn nieuwe werkgever willen overtuigen. Dus zo gek is het allemaal niet.

Bij beslissingen worden afwegingen gemaakt. Zorg dat je de deur open laat zodat de oude en nieuwe online marketeer contact met elkaar kunnen zoeken. Onduidelijke afwegingen kunnen worden opgehelderd en vergeten accounts alsnog worden overgezet. Zo zorg je voor een betere overdracht.

One Comment

  • Just Schipper schreef:

    Fijn dat jij zoveel inzicht verschaft, veel succes toegewenst!

    Ps

    Ik heb zojuist de naam http://www.ubertravel. info op mijn naam geregistreerd , met het idee meer inzicht te verschaffen in de mogelijkheden om met UBER een leuke reis tijd / experience te beleven . Mocht je iemand weten die als partner / studie project / StartUp mee wil doen of voor een vergoeding helpen in beweging te brengen hoor ik het graag. Ik kom uit de reiswereld . Bij LINKEDIN ben ik als Just Schipper te vinden.

Leave a Reply